Materi E-Learning Modul 6 : Membuat Surat Otomatis dengan Mail Merge

Mail merge atau surat massal atau sering juga disebut surat gabung adalah surat yang ditujukan untuk banyak orang, di mana setiap orang yang dikirimi surat tersebut akan menerimanya dalam keadaan asli, bukan salinan karena surat tersebut hanya dibuat sekali saja oleh si pengirim. Surat dibuat dalam sebuah dokumen utama atau yang sering disebut dengan dokumen master.

A. Pengertian Dokumen Master dan Sumber Data
Dokumen master adalah surat yang dibuat dengan format tertentu yang isinya sama antara surat yang satu dan surat lainnya. Sumber dataadalah kumpulan informasi mengenai data tertentu, misalnya nama dan alamat. Field adalah sekumpulan data yang sama jenisnya, misalnya field Nama, Tanggal Lahir, Alamat, dsb. Record adalah kumpulan beberapa field atau bagian yang utuh dari satu data yang berisi masing-masing field. Agar Anda lebih jelas memahami Field dan Record.




B. Langkah Membuat Mail Merge

1. Membuat Dokumen Master
Langkah paling awal untuk membuat surat massal dengan mail merge adalah membuat dokumen master yang berbentuk surat. Agar dokumen tidak hilang, pastikan menyimpannya terlebih dahulu ke komputer, misalnya dengan nama : “Surat KKB 2016 ”. 



 


2. Membuat Sumber Data
Tahapan untuk membuat sumber datanya :
• Buat Tabel sumber data di MS Excel

 

• Simpan tabel tersebut dengan nama yang sesuai. contoh: "data siswa untuk SKKB" .



• Buka kembali surat yang tadi di simpan dengan nama "Surat SKKB 2016" yang telah di buat. (dalam MS Word 2007). Klik Mailing.pada menu bar kemudian klik Select Recipient pada group Start Mail Merge. Lalu pilih Use Existing List 

 

•  Maka akan muncul kotak dialog berikut

 

• Open tabel sumber data yang telah di buat tadi dengan nama "data siswa untuk SKKB" . Maka akan muncul kotak dialog berikut lalu klik sheet1$ lalu enter atau ok 



• Selanjutnya arahkan kursor di bagian untuk nama kemudian klik Insert Merge Field seperti pada gambar 

 


• Masukan field satu persatu sesuai dengan yang diinginkan/ditempatkan dalam surat sehingga semuanya terpenuhi sesuai dengan yang ada di tabel


 

3. Menampilkan surat yang sudah digabungkan dan mencetaknya
Setelah dokumen mail merge selesai, Anda dapat mencetak dokumen mail merge yang telah di buat tadi dengan langkah langkah sebagai berikut
• Klik sub menu Finish and Merge pada menu mailing lalu pilih Print Document

 

• Maka akan muncul kotak dialog berikut

 


• Pilihan bisa print dokument keseluruhan, current record, atau berdasarkan halaman. tergantung kebutuhan. setelah itu baru klik ok



Semoga Bermanfaat~